¿Qué es un sistema ERP?

El sistema de planificación de recursos empresariales más conocido por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que se utiliza principalmente en las pymes para gestionar los procesos que se realizan cotidianamente en las empresas. Los más frecuentes son contabilidad, inventariado y pedidos, recursos humanos y gestión de la relación con los clientes (CRM).

Además, el sistema ERP se encuentra conectado con los distintos departamentos en los que están divididas cada una de las organizaciones. Esto supone que los usuarios de cada uno de los departamentos tienen acceso a todos los datos de la empresa, lo que se traduce en un aumento de la automatización de los procesos.

Por ejemplo el propio programa (sistema ERP) en una empresa de venta de productos se encarga de restar los productos que se han ido vendiendo y los que se han dado de baja debido a que se han quedado obsoletos o presentan desperfectos. A partir de lo anterior también se encarga de realizar la factura que corresponde.

El surgimiento de estos programas ERP se remonta a los años 60 donde se crearon programas sencillos para el control y gestión del inventario. En los años posteriores se siguió con el desarrollo haciendo especial hincapié en el control de producción, hasta llegar al siglo XX donde se puede ver el ERP que más se asemeja a los actuales.   

Ventajas del ERP

• Ahorro de tiempo y costes: debido a la optimización se reduce el tiempo destinado en realizar determinadas tareas que ya no se realizan de manera manual. Los costes disminuyen como consecuencia de la menor inversión que supone la implantación y administración del software. 
• Mejora la productividad: la automatización de los procesos implica por una parte un menor número de errores y por otra parte una reducción de los tiempos. 
• Integración e intercambio de información: como consecuencia de la relación entre los distintos departamentos se consigue una mejora de la comunicación interna y la libre circulación de la información entre los mismos.
• Aumento de la seguridad: la información acerca de la empresa se encontrará protegida y además se realizarán copias de seguridad por parte del software de manera automática. 
• Estructura flexible: se puede ajustar el número de usuarios y de módulos, en ambos casos es posible añadir o eliminar el número de los mismos sin que ello suponga un gasto extra. 
• Control de inventario: se consigue realizar un seguimiento de los productos que supone la corrección de determinados errores que puedan surgir.
• Automatización de procesos: la estandarización de las actividades que se van a llevar a cabo tiene como consecuencia que determinados procesos que se hacían de manera manual (facturación o contabilidad) pasen a realizarse por medio del sistema ERP instalado. 

Tipos de ERP 

El sistema ERP se caracteriza por ser un software que se puede personalizar según las necesidades y el tipo de negocio en el que se engloba cada una de las empresas. Los dos tipos principales son:  

• ERP a medida: es un software que está diseñado a la medida de la empresa que lo ha contratado con sus particularidades y necesidades. Suele ser el tipo de ERP elegido por grandes empresas, ya que supone un mayor coste. Estos suelen optar por tecnologías SAP o Microsoft Dynamics.
• ERP estándar o modular: es un software ya prediseñado que se adapta a las características y necesidades de la compañía en cuestión. Las pymes suelen optar por este ERP y  que es más fácil de implementar y se suele contratar por módulos según las necesidades de la empresa.